Успех – это наука. Если создать условия, получишь результат

Оскар Уайлд

+7 (495) 776 35 29

Управление проектом – модное словосочетание или полезный инструмент?

Рубрика: Статьи

Когда мы говорим «управление проектами», мы прежде всего представляем себе гигантские начинания типа переброски северных рек или, на худой конец, проект по созданию нового промышленного предприятия. Однако понятие «проект» намного шире. Оно включает любое дело, любое задание, которое имеет аккордный характер. Ремонт квартиры, обновление гардероба к весне, выполнение любого единовременного поручения начальства – все это проекты, которые можно реализовать более или менее эффективно. Или можно вообще провалить, не добившись результата.

Инструмент под названием «управление проектами» дает методику, как реализовать любой проект (от самого гигантского до самого небольшого) наиболее эффективным образом.

Первое правило управления проектами – одновременное сбалансированное  управление четырьмя базовыми составляющими любого проекта:

  • Ресурсы (люди, оборудование, сырье)
  • Время (срок начала и завершения, временная зависимость)
  • Деньги (стоимость, возможные штрафы и/или дополнительные выплаты, прибыль)
  • Масштаб (размер проекта, цели, требования)

Все эти четыре составляющие являются взаимосвязанными сосудами, если прибывает в одном из них, то убывает в другом. Поэтому для эффективного управления проектами необходимо постоянно балансировать эти четыре составляющие.

Вероятно, наиболее важной из этих четырех составляющих является последняя – масштаб проекта. Довольно часто заказчик или руководство пытаются поменять цели и задачи проекта в процессе выполнения проекта. Если заказчиком своего проекта являетесь вы сами, то вы, увлекшись, также можете изменить масштаб проекта. Например, запланировав ремонт ванной комнаты, начнете менять светильники по всей квартире. Руководитель проекта должен четко понимать и доносить до заказчика необходимость пересмотра всех остальных трех составляющих проекта (ресурсы, время, деньги) в случае изменения  масштаба проекта. Попытки «чуть-чуть увеличить» проект без пересмотра всех планов и бюджетов приводят к разбалансировке проекта и срыву его выполнения.

Только окончательно определившись с масштабом проекта, можно переходить к управлению ресурсами. И первый вопрос, на который следует ответить, занимаясь ресурсами, это: «Что будет делаться своими силами, а где целесообразно привлечь экспертов со стороны (аутсорсинг)». Управление ресурсами также включает умение распределять подзадачи и мотивировать людей, задействованных в данном проекте, грамотно закупать сырье, находить оптимальное оборудование.

Однако никакие таланты по управлению ресурсами не помогут, если график выполнения проекта не будет соблюдаться. Еще один очень важный навык управления проектом – управление временем. Этот навык включает составление реалистичного, но при этом амбициозного графика выполнения проекта и способность придерживаться данного графика. Также важно умение принимать во внимание все временные факторы, которые могут повлиять на выполнение проекта. Например, ремонт отопления в квартире следует завершить до начала отопительного сезона.

Важный навык управления проектами – составление графика работ. Любой проект можно и нужно разбивать на подзадачи, определяя время выполнения каждой из них. К сожалению, последовательное выполнение задач в проекте малореалистично. Чаще всего, задачи накладываются друг на друга. Грамотно составленный график работ должен учитывать такую возможность.

Управление временем тесно взаимосвязано с управлением бюджетом. Время и деньги  – вещи крайне взаимозависимые. Главное, чтобы задержки в реализации проекта приводили к снижению, а не увеличению бюджета. Этого возможно добиться, заключая аккордные договора со штрафами за несоблюдение сроков. Тогда высвободившиеся деньги можно использовать для залатывания дыр в графике. Если задержки со сроками ведут к увеличению бюджета – проект обречен на срыв.

Часто менеджеров проекта оценивают по умению завершить проект в рамках установленного бюджета. Поэтому еще одной важной составляющей управления проектом является управление бюджетом. Оно включает умение грамотно составить бюджет, предусмотрев возможные дополнительные затраты, штрафы, изменения расценок поставщиков, погодные условия. Часто управление бюджетом также включает расчет прибыльности проекта и реализацию проекта с расчетной прибылью.

Итак, когда ваш руководитель ставит перед вами какую-либо задачу, подпадающую под определение проекта, не спешите браться за его выполнение. Сначала определитесь с четырьмя составляющими вашего проекта. Разработайте

  • оптимальный масштаб,
  • список ресурсов,
  • график работ и
  • бюджет проекта.

И только после этого беритесь за его выполнение.

Давайте потренируемся!

Какой домашний проект запланирован у вас на ближайшее время: починка, закупка, перестановка? Разработайте проект с учетом четырех описанных выше составляющих. И вы увидите, насколько быстрее и эффективнее вы сможете его завершить!

 

Бесплатная подписка по e-mail

«Управление проектом – модное словосочетание или полезный инструмент?» — ещё нет комментариев

Ваш комментарий

Поля отмеченные * нужно в любом случае заполнить. Пожалуйста, воспринимайте буквально текст «Блог или профиль в соц. сети», не оставляйте ссылки на интернет-магазины, коммерческие сайты и страницы, на которых нельзя познакомиться с вами и вашей деятельностью - такое творчество будет удалено. Это dofollow блог.