Когда я слышу, что кто-то говорит: «Жизнь тяжела», мне хочется спросить «По сравнению с чем?».

Сидней Харрис

+7 (495) 776 35 29

Схема организации или как одна бумажка развалила компанию

Рубрика: Статьи

На Западе существует масса управленческих инструментов, которые незаслуженно мало используются в российской бизнес практике. Одним из таких инструментов является Схема организации («org chart»),которая может значительно повысить эффективность работы организации или подразделения за счет ее грамотного структурирования.

Что такое Схема организации? Это лист бумаги с нарисованными коробочками, соответствующими должностям, и со стрелками, показывающими структуру подчинения одних должностей другим. Ниже приведена Схема организации, составленная по указанию директора младшим сотрудником отдела кадров компании ООО «ААА», который, сотрудник, так и не понял, зачем его вообще заставили заниматься этой ерундой.

Что такое Схема организации? Это лист бумаги с нарисованными коробочками, соответствующими должностям, и со стрелками, показывающими структуру подчинения одних должностей другим. Ниже приведена Схема организации, составленная по указанию директора младшим сотрудником отдела кадров компании ООО «ААА», который, сотрудник, так и не понял, зачем его вообще заставили заниматься этой ерундой.

 

Дадим объяснения по данной схеме. Директор компании – пожилой управленец старой советской школы. Поэтому должностные обязанности сотрудников и структура компании не были разработаны научным образом, а формировались исторически. То есть кто «вез», на того и «наваливали». В результате, коммерческий директор с согласия директора взял на себя руководство производством, то есть начальник производства де факто подчиняется коммерческому директору. А личный секретарь директора опять же с его согласия на самом деле исполняет обязанности начальника отдела кадров и начальника хозяйственного отдела и имеет несколько человек в подчинении. Но формально эти три подразделения все еще подчиняются и директору, то есть находятся в двойном подчинении.

Как развивалась ситуация далее. Данная Схема после составления была выложена на сайте компании. В результате чего:

  • у низовых сотрудников сложилось искаженное представление о структуре компании, в которой они работают, они стали обращаться не по адресу в случае возникновения производственных вопросов,
  • были обижены и демотивированы двое ключевых менеджеров компании, от которых в значительной степени зависело процветание данной компании.

Дело в том, что «личный секретарь» уже давно не «личный секретарь», как написано у нее в трудовой книжке. А руководитель с достаточно серьезными полномочиями и весом в принятии важных решений. А коммерческий директор, видя какую нагрузку он несет, понял, что в течении долгого времени был недостаточно оценен директором. Бездумно составленная Схема организации заставила обоих менеджеров задуматься над своим унизительным положением в компании и о том, не пора ли уходить в более грамотную и современную организацию.

Итак, теперь вы видите, какую разрушительную роль может сыграть неграмотно составленная Схема организации. А как данный инструмент может помочь повысить эффективность работы компании или подразделения?

  • Прежде всего, Схема организации должна быть не реактивным, а проактивным управленческим инструментом. Она должна отражать не сложившуюся в компании иерархию, а ту структуру и систему подчинения, которая наиболее соответствует целям компании. Поэтому такая Схема должна разрабатываться высшим руководством в сотрудничестве с отделом кадров, обсуждаться с начальниками ключевых подразделений. Такая Схема должна быть целью, к которой организация хочет стремиться в целях повышения эффективности своей работы.
  • Схема организации должна четко отражать иерархию компании, структуру подчинения. Одна из крупнейших угроз эффективности работы компании – это двойное подчинение сотрудников (см. рисунок выше в случае Начальника производства, отдела кадров и хозяйственного отдела). «Слуга двух господ» чаще всего или демотивирован и поэтому ничего не делает, или манипулирует своими начальниками, чтобы ничего не делать. Схема должна отражать четкую и однозначную систему подчинения. Возможно функциональное двойное подчинение, когда сотрудник в одной части своей работы подчиняется одному руководителю, а в другой части – другому. Но это также должно отражаться на Схеме.
  • Очень важно соблюдать горизонтальные уровни Схемы. Сотрудники одного статуса должны располагаться на одной горизонтальной линии, даже если кто-то из них подчиняется напрямую высшему руководителю, а кто-то – через промежуточного руководителя (см. схему ниже). Это позволяет сотрудникам эффективнее налаживать межведомственные связи на своем горизонтальном уровне, общаясь с людьми, наделенными тем же объемом ответственности. Отсутствие качественного взаимодействия между отделами сильно снижает эффективность компании.

И в заключении давайте посмотрим, как должна выглядеть Схема компании, пример которой мы привели в самом начале рассылки.

 

Данная схема учитывает реальную организационную структуру компании и закрепляет ее официально. Теперь статус ключевых менеджеров компании подтвержден, они могут гордо смотреть в глаза другим сотрудникам, а сотрудники компании будут знать, к кому и по каким вопросам обращаться.

А вот пример более сложной схемы организации:

Бесплатная подписка по e-mail

«Схема организации или как одна бумажка развалила компанию» — ещё нет комментариев

Ваш комментарий

Поля отмеченные * нужно в любом случае заполнить. Пожалуйста, воспринимайте буквально текст «Блог или профиль в соц. сети», не оставляйте ссылки на интернет-магазины, коммерческие сайты и страницы, на которых нельзя познакомиться с вами и вашей деятельностью - такое творчество будет удалено. Это dofollow блог.