Не ошибается только тот, кто ничего не делает

Теодор Рузвельт

+7 (495) 776 35 29

Управление временем: убей прокрастинацию

Существует множество полезных инструментов планирования времени, в частности, изложенных у нас на сайте. Но грамотно составленные планы очень часто, как Титаник, разбиваются об айсберг прокрастинации. Прокрастинация — это привычка откладывать выполнение дел, оттягивать и затягивать работу, когда человек и не работает, и не отдыхает, неэффективно сжигает свою жизненную энергию. Все люди иногда отлынивают от работы. Но по данным англоязычного сайта Психология Сегодня, в хронической форме прокрастинацией страдают аж 20% взрослого населения. Хорошая новость заключается в том, что это приобретенное, а не врожденное поведение, то есть его можно корректировать. Плохая новость: эту привычку люди приобретают в очень молодом возрасте. По данным того же исследования, 70% студентов признают себя прокрастинаторами. И поэтому избавляться от запущенной «болезни» может быть довольно трудно. Хотите узнать, принадлежите ли вы к этим 20% населения? Тогда пройдите тест «Являетесь ли вы волынщиком?». Этот тест поможет вам решить, насколько внимательно вам стоит читать данную статью.

Любой может выполнить любой объем работы при условии,

что это не та работа, которую он должен делать в данный момент.

Роберт Бенчли

А действительно ли это прокрастинация?

Прокрастинаторы – талантливые люди. Они умеют находить убедительные отмазки, почему они откладывают или затягивают выполнение работы. Например, они могут убедить себя, что им лучше работается под давлением нависающих сроков сдачи работы. Или они могут считать, что грамотно расставляют приоритеты, не позволяют работе захватить слишком большую часть их жизни. А, может, человек и не обманывает себя, а действительно правильно расставляет приоритеты и грамотно планирует свое время?

Поэтому первое, с чем нам надо разобраться, так это с тем, как отличить прокрастинацию от оправданной расстановки приоритетов. А сделать это очень просто. Надо проанализировать последствия своего поведения. Если ваше поведение имеет внешние и внутренние негативные последствия, значит, это прокрастинация.

  • Если вы срываете сроки сдачи работы и получаете нагоняй от начальства – это внешние негативные последствия прокрастинации. Но если вы опоздали на вечеринку, на которую вам вообще было незачем идти, успев сделать важную работу, — это грамотное планирование времени.
  • Если вы переживаете и плохо спите по ночам из-за того, что опять весь день отвлекались от важной работы и не успели ничего сделать, — это внутренние негативные последствия прокрастинации. Если же вы не вымыли посуду, но вас гора грязной посуды совсем не беспокоит, это – грамотная расстановка приоритетов.

Впрочем, существует еще один эффективный тест на прокрастинацию – Три Вопроса Ричарда Хамминга, которые он изложил в потрясающе интересной статье «Вы и ваше исследование». Хамминг долгое время проработал в знаменитой инновационной компании Bell Labs, где он и сформулировал для себя эти вопросы. Вот эти вопросы:

  1. Каковы три самые актуальные проблемы в той области (работе), которой вы занимаетесь?
  2. Вы над ними уже работаете?
  3. А почему нет?

В чем причина прокрастинации?

Если пройденный вами тест и вопросы предыдущего раздела показали, что вам свойственна систематическая прокрастинация, первое, что следует сделать, это разобраться в причинах, породивших данную дурную привычку. Причина подобного поведения может заключаться как в вас, так и в выполняемом задании. Прочитайте приведенный ниже список возможных причин прокрастинации и определите, какая (какие) причины более всего соответствуют вашему случаю. Это поможет вам выбрать шаги для искоренения данной привычки.

  • Вам не нравится работа, которую надо сделать, и поэтому вы избегаете ее выполнения. Это – самая распространенная причина прокрастинации. Как с ней справляться – читайте далее в этой статье. Я приведу множество советов, из которых вы сможете выбрать самый удобный для вас способ. Если же вам не нравится не отдельное задание, а вся ваша работа, вам следует срочно заняться планированием своей карьеры. Загляните в раздел сайта «Личная эффективность и карьерный рост».
  • Вы не умеете организовать себя и свое время. Планирование времени – ключевой навык личной эффективности. Организованные люди минимизируют прокрастинацию за счет четкого плана работы, списка дел с расставленными приоритетами. В данном случае вам необходимо поработать над навыками тайм-менеджмента. Читайте статьи раздела сайта «Управление временем», обязательно скачайте себе ежедневник на основе Матрицы Эйзенхауэра.
  • Вы не знаете, как подступиться к работе. Вы боитесь, что не справитесь со слишком сложной работой, что у вас недостаточно навыков, ресурсов или еще чего-нибудь. В таком случае вам следует поработать над навыками проблемо-разрешительства и решения сложных задач. Читайте статьи раздела сайта «Управление процессом работы». И начните со статьи «Как съесть слона».
  • Вы – перфекционист. Прокрастинация является результатом того, что вы не хотите завершать работу, пока результат не будет идеальным. Вы возвращаетесь к полировке мельчайших деталей несмотря на то, что прошли уже все сроки выполнения задания. В таком случае не забывайте пословицу, что ложка хороша к обеду. Стремясь к идеалу, вы саботируете свой карьерный рост.
  • Вы боитесь принять решение. Отсутствие навыков принятия решения также часто является причиной прокрастинации. Возможно, вы просто все время оттягиваете завершение работы, потому что не уверены в правильности принятых вами решений. Существуют проверенные методики принятия решений, минимизирующие возможность ошибки. Они описаны в разделе сайта «Принятие решений».

Универсальный инструмент решения проблемы прокрастинации

Если же вы не можете выделить одну-две ключевые причины прокрастинации, не огорчайтесь. Вам может помочь уникальный инструмент под названием Структурированная прокрастинация, придуманный профессором Стэнфордского университета Джоном Перри. Он даже получил за это открытие Антинобелевскую Премию (популярную в научных кругах премию, которая дается за открытия, которые сначала заставляют улыбнуться, а потом задуматься).

На открытие Структурированной Прокрастинации Джона Перри натолкнул один эпизод из его жизни. Одно время  он выполнял обязанности профессора-смотрителя одного из стенфордских студенческих общежитий. По вечерам, чтобы отлынивать от работы (проверки студенческих работ, подготовки к лекциям), он часто захаживал в общежитие, играл в настольный теннис и общался со студентами. Сам он испытывал от этого сильное чувство вины по причине прокрастинации, но в университете о нем сформировалось мнение как об очень ответственном и добросовестном профессоре-смотрителе.

Это навело его на мысль, что, возможно, с прокрастинацией не надо бороться. Тем более, что это бесполезно. Наоборот, ее можно использовать для того, чтобы стать полезным и активным членом общества. Джон Перри объясняет свой метод следующим образом:

«Все прокрастинаторы откладывают то, что надо сделать. Структурированная прокрастинация – это искусство использования этой вредной привычки себе на пользу. Ведь прокрастинаторы редко вообще ничего не делают. Они делают условно-полезные дела, такие как стрижка газона или затачивание карандашей. Или составляют план того, как они будут выполнять работу, когда они, наконец, начнут ее выполнять. Почему прокрастинаторы все это делают? Потому что это является способом не делать более важные дела. Если бы самым важным делом для прокрастинатора было затачивание карандашей, ничто на свете не заставило бы его это делать. То есть, прокрастинатор может захотеть делать сложные и важные дела, если они будут способом увильнуть от более важного дела.

Структурированная прокрастинация – это формирование такого списка задач, который позволяет воспользоваться этой особенностью. Необходимо составить список приоритетов по убывающей их важности. Самые срочные и важные задачи должны быть вверху списка. Но в списке должно быть много полезных дел, которые не являются очень срочными и важными. И выполнение этих дел будет способом отлынивать он дел вверху списка».

Однако, конечно же, остается вопрос: а что делать со срочными и важными задачами на первых строках списка дел? Вот как Джон Перри отвечает на него:

«Фокус заключается в том, чтобы ставить на верхние строки подходящие для этого задачи. Они должны отвечать двум параметрам. Во-первых, они должны казаться срочными (но не быть таковыми). Во-вторых, они должны казаться ужасно важными (но не быть таковыми). К счастью, жизнь переполнена такими задачами. В университетах большинство задач относятся к этой категории. Я уверен, что и в других областях человеческой деятельности ситуация такая же».

Вот как заканчивает свою статью Джон Перри:

«Наблюдательный читатель мог заметить, что структурированная прокрастинация требует значительного количества самообмана, ведь все время приходится применять к себе знаменитый трюк строительства пирамиды. Так оно и есть. Вам придется убедить себя в важности и срочности задач, поставленных во главу списка дел. Но ведь это не проблема, потому что все прокрастинаторы прекрасно владеют навыками самообмана. И что может быть более благородным делом, чем использовать одну вредную привычку для нейтрализации другой?!»

Да, Структурированная Прокрастинация – парадоксальный, но очень эффективный инструмент планирования времени. Ведь он не предполагает искоренение вредных привычек, а, наоборот, их использование себе во благо.

Другие полезные инструменты

Существует множество инструментов, облегчающих планирование времени за счет искоренения прокрастинации. Вот несколько советов, предлагаемые сайтом Психология Сегодня:

  1. Хороший отдых и полноценный сон – эффективные лекарства от прокрастинации.  Вместо того, чтобы мучиться у компьютера угрызениями совести, играя в компьютерные игры, лучше пойдите поспите или погуляйте на свежем воздухе.
  2. Всплеск позитивных эмоций помогает преодолеть прокрастинацию. Постарайтесь найти что-либо, что обрадует и воодушевит вас.
  3. Внесите реализацию намерения в ваш список действий. Например, в план можно внести такой пункт «если произойдет то-то, я сделаю то-то». Таким образом, начало действий связывается с неким событием и переходит на уровень подсознательной реакции. Самым ярким примером является использование будильника. Когда звенит будильник, встать намного легче, чем без него. Даже если вы не спите.
  4. Сила воли похожа на мускулы, ее можно тренировать. Тренируйте самодисциплину на небольших несложных заданиях. Например, утренняя гимнастика. Главное выполнять их в обусловленное время каждый день. Поэтому в воспитании детей так важен распорядок дня. Он приучает их с детства к самодисциплине, то есть тренирует их силу воли.
  5. Также Психология Сегодня считает само-мотивацию важным инструментом борьбы с прокрастинацией. Теме само-мотивации на сайте уделяется много внимания, ведь это очень важный инструмент личной эффективности. Вы можете пройти тест «Насколько сильна ваша само-мотивация» и прочитать статью «Постановка личных целей», а также другие статьи, посвященные карьерному росту.

А вот инструменты преодоления прокрастинации, которые предлагает сайт Writing Сenter:

  1. Для выполнения продолжительной задачи, которая не является вашей  повседневной работой, составьте анти-расписание дел. Это календарь, в котором отмечены все остальные дела, которые надо сделать. Так вы увидите, какие промежутки времени остаются у вас свободными, когда можно заниматься этим делом. Вы можете регулярно заглядывать в свой анти-расписание, выбирая удобные моменты для продолжения работы над этой задачей. Анти-расписание  также является удобным инструментом для начала большой работы. Мы часто оттягивает начало большой работы, убеждая себя, что сейчас для нее нет времени. Такое анти-расписание поможет преодолеть этот самообман.
  2. В выполнении большой и трудной работы также может помочь устанавливать лимит времени, отводимый на выполнение этой работы каждый день. Планируйте небольшие отрезки времени, но довольно часто для работы над этим сложным проектом. Так вам будет легче преодолеть страх не справиться с работой.

Все эти советы и инструменты могут помочь вам преодолеть прокрастинацию. Выберите те из них, которые более всего подходят вам, отвечают вашим причинам прокрастинации. Научитесь обходить айсберги прокрастинации на пути вашего корабля планирования времени. Удачи!

Бесплатная подписка по e-mail

«Управление временем: убей прокрастинацию» — 4 комментария

  • Можно еще применять такую вещь. Если что-то не хочется делать или что-то долго тянется, можно представить или вспомнить, что вас ждет еще какое-то более тяжелое дело. И тогда на фоне этого более тяжелого дела, предыдущее покажется более простым

  • Затягивание сроков и жалобы на нехватку времени часто встречаются… Был у меня один сотрудник, который постоянно заваливал все сроки и при этом умудрялся находить правдоподобные отмазки. Именно его поведение и сподвигло меня поставить на компьютеры всего отдела программу «Таймспайдер» (www.timespyder.com). Эта программа умеет делать скриншоты экрана пользователей и хранить их на своём сервере. А вечером я просматривал, кто и чем занимался на работе.
    В результате несколько человек были уволены, а обязанности между оставшимися были распределены так, что переработки почти прекратились и сроки все соблюдались.

  • Самомотивация, это хорошо, конечно… А что делать, если у меня работают более простые люди, которые не хотят самомотивироваться? Пока я их контролирую жёстко — и в офисе за компами с помощью программы Таймспайдера их мониторю, и вне офиса путём прозвона клиентов. Может, есть методы для мотивировки таких работников?

  • Это тоже самое что получать удовольствие от того что носишь весь день обувь на 2 размера меньше, а к вечеру снимаешь и испытываешь кайф.
    Надо по другому — уметь организовывать своё время и время персонала разумеется.

Ваш комментарий

Поля отмеченные * нужно в любом случае заполнить. Пожалуйста, воспринимайте буквально текст «Блог или профиль в соц. сети», не оставляйте ссылки на интернет-магазины, коммерческие сайты и страницы, на которых нельзя познакомиться с вами и вашей деятельностью - такое творчество будет удалено. Это dofollow блог.