Успех не придет, если на нем зациклиться и планировать его. Успех стеснителен – он не появится, пока ты за ним подглядываешь

Теннесси Уильямс

+7 (495) 776 35 29

Управление временем. Как приручить электронную почту?

Сколько новых сообщений вы находите в своем почтовом ящике, когда утром в понедельник включаете рабочий компьютер – 50, 100? А сколько важных писем остается без ответа, потому что они просто теряются в общем потоке? Как эффективно управлять своей электронной почтой? Это – тема сегодняшней рассылки.

Электронная почта может быть нашим помощником, а может быть – злейшим врагом, когда мы с утра глотаем третью чашку кофе или выкуриваем третью сигарету, оттягивая ужасающий момент разбора накопившейся почты. Знаете, чего мы больше всего боимся? Мы боимся в самом конце списка найти срочное и важное сообщение, посланное нам неделю назад! Можно ли с этим что-то поделать? Можно и нужно!

 

Как проверять электронную почту?

Для того, чтобы поддерживать число новых писем на управляемом уровне, надо проверять почту не один, а несколько раз в течение дня. Однако в науке об управлении временем существует понятие «многозадачности» — когда вы слишком часто перескакиваете с одного дела на другое, эффективность вашей работы резко снижается. Что же делать? Разумнее всего определить фиксированные часы в течение дня, специально отведенные для проверки почты. Можно даже поставить себе будильник на компьютере или в телефоне с напоминанием. А также можно настроить свой почтовый ящик, чтобы он принимал почту только в определенное время. Тогда новые сообщения не будут отвлекать вас от работы. В любом случае, надо отключать на компьютере звуковые сигналы о поступлении почты. Такие сигналы сильно отвлекают и сбивают темп работы.

 

Какое время лучше всего выбрать для проверки почты?

  • Естественные интервалы в работе. Например, можно проверять почту первым делом по приходе на работу, перед уходом на обед и в самом конце рабочего дня.
  • Моменты, когда у вас меньше всего энергии в соответствии с вашими биоритмами. Например, «жаворонку» лучше чаще проверять почту во второй половине дня, а «сове» – в первой.
  • Проверка почты для отдыха и перерыва в длительной однообразной работе.

Если ваших сослуживцев раздражает то, что вы сразу не отвечаете на их письма, расскажите им про эффект «многозадачности» и сообщите им время, когда вы проверяете почту. Они вполне могут подстроиться под ваш график. По-настоящему срочные сообщения можно посылать через «аську» или подобные программы.

 

Как читать почту?

Без научного подхода можно потратить часы и не просмотреть всей почты. В чем же заключается научный подход к чтению электронной почты?

Мы рекомендуем, прежде всего, пользоваться «Правилом двух минут» Дэвида Аллена (David Allen). Если чтение и ответ на письмо займет не более двух минут, сделайте это сразу, даже если это письмо не является важным и срочным. Смысл этого правила заключается в том, что если вы отложите ответ на короткое простое письмо, повторное его прочтение удвоит время обработки такого письма.

Для писем, чтение и ответ на которые займет более двух минут, надо выделять специальное время в списке дел и заносить их в такой список в письменном виде. Таким образом, вы можете:

  • расставить приоритеты в работе,
  • не забыть о письме,
  • просмотреть всю почту до конца (А вдруг там есть еще более приоритетные письма?).

 

Как организовывать почту?

Большинство почтовых программ позволяют выделять письма, ставить флажки или иные пометки напротив них. Обязательно пользуйтесь этими инструментами для приоритезации просмотренных сообщений.

Обязательно создайте в своем почтовом ящике тематические папки, а также папку «важно» и папку «для информации». Если в письме ваше имя стоит не в графе «кому», а в графе «СС», то, скорее всего, это – ознакомительное письмо, и оно пойдет в папку «для информации».

В идеале в папке «Входящие» должны лежать только непрочитанные письма. Вся прочитанная почта должна распределяться по тематическим и приоритетным папкам.

Возможные папки:

  • Срочно
  • Не срочно
  • Архив
  • Для информации
  • Личное
  • Папки для каждого клиента
  • Папки для каждого проекта
  • Босс

Систематизация почты позволяет значительно быстрее находить письма, присланные вам даже несколько лет назад. Чем рыться в многостраничном едином списке, вы просто открываете нужную папку.

 

Как использовать потенциал почтовых программ?

Большинство почтовых программ позволяет не только ставить метки напротив писем, но и автоматически определять письма в определенные папки по определенным словам в названии. Например, можно задать почтовой программе правило, что все письма со словом «накладная» в названии будут автоматически попадать в папку «накладные».

 

Как отвечать на письма?

Приучите себя обязательно менять название письма при ответе на чужое письмо. Иначе у вас скопятся десятки одноименных писем с бесконечным количеством «Re:». Ваш адресат, скорее всего, при ответе не изменит название. Не страшно. Вам будет даже легче находить ответ на каждое из ваших писем по одноименному названию.

 

Резюме:

Только от нас зависит, будет ли посещение почтового ящика отдыхом от работы или предметом серьезного стресса. Чтобы сделать работу с почтой приятным занятием:

  • Проверяйте почту в определенные часы несколько раз в день.
  • Сразу отвечайте на простые и короткие письма.
  • Отводите специальное время для работы со сложными письмами.
  • Организуйте свой почтовый ящик, держите как можно меньше писем в общей папке «входящие».
  • Пользуйтесь инструментами, которые имеются в почтовых программах.

 

Удачи!

Бесплатная подписка по e-mail

«Управление временем. Как приручить электронную почту?» — ещё нет комментариев

Ваш комментарий

Поля отмеченные * нужно в любом случае заполнить. Пожалуйста, воспринимайте буквально текст «Блог или профиль в соц. сети», не оставляйте ссылки на интернет-магазины, коммерческие сайты и страницы, на которых нельзя познакомиться с вами и вашей деятельностью - такое творчество будет удалено. Это dofollow блог.