Успех – это способность идти от неудачи к неудаче, не теряя веры в победу

Уинстон Черчилль

+7 (495) 776 35 29

Письмо на деревню дедушке или грамотное деловое письмо?

Рубрика: Статьи

Как часто деловые письма, которые мы получаем, ничем не отличаются от письма Вани Жукова своему дедушке: «Дорогой дедушка (начальник, сослуживец), пишу тебе (Вам) рассказать о том, что у меня случилось на днях…» и так далее. Письма и подружкам и клиентам набиваются наспех, с орфографическими ошибками и в совершенно одинаковой форме. Задумывались ли вы о том, каким мощным производственным инструментом является электронная почта? Скажите, все ли письма, которые вы получаете, вы читаете до конца? И все ли вообще открываете? Ваш начальник или партнер по бизнесу ничем от вас не отличается, и не будет напрягаться и выискивать в ворохе набросанных вами слов рациональное зерно.

Уважаемые Господа начальники, открою вам страшную тайну: подчиненные тоже не дочитывают до конца длинные неструктурированные послания руководства.  Поэтому, если вы в конце третьей страницы такого письма мелким шрифтом пишите важные инструкции, вините только себя в их неисполнении!

Грамотно, понятно и аккуратно составленное письмо дает следующие преимущества своему составителю:

  • такое письмо читают, чаще всего до конца,
  • такое письмо убеждает в позиции автора,
  • такое письмо создает положительный имидж его автору.

Каковы базовые правила составления делового письма?

  1. В электронном письме поля «отправитель», «получатель», «дата» и «тема» являются обязательными для заполнения. Однако когда мы посылаем файл приложением к письму, мы часто не дублируем данную информацию. Но ведь прилагаемый файл будет сохранен отдельно от письма или распечатан! Как часто мы находим у себя на рабочем столе загадочные бумаги без имени автора и даты, и выкидываем их потому, что не можем вспомнить,  от кого и зачем они пришли. Любой деловой документ (письмо, отчет, мемо) должен иметь шапку, аналогичную электронному письму!
  2. Тема письма крайне важна для того, чтобы получатель вообще открыл ваше письмо, а в случае отдельного файла вообще стал его читать.
  3. Первый абзац письма является кратким содержанием письма и одновременно «крючком внимания». В одном-двух предложениях надо коротко и четко отразить цель письма и его важность для читающего, а не для вас. Если письмо большое, этот абзац можно даже выделять шрифтом.
  4. Далее следует изложить историю вопроса и/или обсуждения вопроса с получателем письма (если это не первое письмо).  Эта часть должна быть максимально краткой.
  5. Далее излагайте факты и ваши аргументы. Это – основная по объему часть делового письма.
  6. Теперь пришло время изложить ваши предложения или просьбу.
  7. В конце следует четко прописать предлагаемые действия со сроками и ответственными лицами. Если вы закончите письмо словами «я предлагаю все поменять», не указав, кто, когда и как это будет делать, ваш начальник/сослуживец полностью с вами согласится и уберет ваше предложение в «пыльный ящик».

Короткое электронное сообщение может составляться по упрощенной схеме и включать следующие три части (помимо обязательных полей электронной почты):

  • Я пишу потому что…
  • Факты таковы…
  • Поэтому я предлагаю следующее…

Полезные советы:

  • Письма, оформленные в виде таблицы, читаются и понимаются значительно легче. Предлагаю все перечисленные выше разделы делового письма оформить отдельными ячейками таблицы.
  • Чтобы каждый раз не набивать одну и ту же информацию, а также не забыть заполнить обязательные для делового письма поля, сделайте себе болванки деловых писем, которые вы чаще всего посылаете.
  • Всегда надо помнить о том, что время получателя письма ограничено. Старайтесь вложить основной смысл письма в заглавие и/или первый абзац.
  • По этой же причине очень важна тема электронного письма. Когда вы отвечаете на чье-либо письмо, не поленитесь изменить текст темы. При интенсивной переписке в почте накапливаются десятки одноименных сообщений, да еще с кошмарным «Re:Re:Re:Re:» в начале. Найти нужное сообщение практически невозможно.
Бесплатная подписка по e-mail

«Письмо на деревню дедушке или грамотное деловое письмо?» — всего один комментарий

  • Мое мнение по пп 3…7:
    п. 3 не нужен (цель письма — п.6)
    п. 4 не нужен (это должно быть отражено в теме письма)
    п.п. 5 и 6 поменять местами (как аргументировать то, что еще не изложено?)
    п.7 в общем без изменений
    С уважением, Михаил.

Ваш комментарий

Поля отмеченные * нужно в любом случае заполнить. Пожалуйста, воспринимайте буквально текст «Блог или профиль в соц. сети», не оставляйте ссылки на интернет-магазины, коммерческие сайты и страницы, на которых нельзя познакомиться с вами и вашей деятельностью - такое творчество будет удалено. Это dofollow блог.