Существует поговорка, что у соседей трава зеленее. Может, стоит начать поливать свой газон?

Анон

+7 (495) 776 35 29

Организация рабочего пространства

Рубрика: Магазин

Сегодня я решила зайти на минное поле – поговорить об организации рабочего места. Здесь легко подорваться на мине неприятия этой темы читателями потому, что беспорядок в вещах – это последний плацдарм, который мы никогда не сдадим личной эффективности. Как часто мы слышим, да и сами говорим: «Мне так удобнее, я знаю, где у меня что лежит». Однако, по мнению Стива Павлины, беспорядок не только затрудняет поиск важных вещей, но и съедает наше время и жизненные силы, потому что нам приходится принимать в разы больше решений. Не понятно? Давайте разбираться с этим утверждением.

Нужно ли наводить порядок?

Апологеты «творческого беспорядка» обычно приводят аргумент: «Какая разница, где что лежит, если я знаю, где что искать. Мне так удобно».

Замечательно, но здесь есть ключевое, принципиально важное, различие. Вы знаете, где что искать, потому что запоминаете, что куда кладете, или потому, что у вас есть скрытая от постороннего понимания система размещения предметов в пространстве?

Почему это различие так важно, если вы все равно можете все найти?

Стив Павлина, автор самого популярного в мире сайта на тему личной эффективности, а также ряда книг, поясняет: «Мне кажется, что в основе беспорядка лежит одна ошибка: неспособность систематизировать принятие повседневных решений. Когда я разбрасываю вещи, это происходит потому, что я не готов принять решение, что с ними дальше делать. Поэтому процесс наведения порядка, на самом деле, сводится к автоматизации принятия решений, что куда деть, то есть, к созданию системы организации личного пространства. У неорганизованных людей таких систем очень мало или они вообще отсутствуют. И им приходится принимать отдельное решение по каждой вещи. Естественно, это их быстро утомляет, и беспорядок нарастает. Организованные люди принимают значительно меньше решений. Следовательно, быть неорганизованным намного труднее, чем быть организованным».

Конечно же, не стоит уподобляться строгой маме и требовать от себя, чтобы все было убрано в шкафы и ящики. Мама требовала это, чтобы ей было легче протирать пыль. Ваша система организации пространства может быть любой. Главное – это иметь систему, которая освободит вас от необходимости принимать отдельное решение относительно каждой вещи или бумажки.

Как создать такую систему?

Существует масса методик организации рабочего и жизненного пространства. По мере того, как наша жизнь все больше перемещается в виртуальный мир, организация рабочего места подразумевает не только физическое место, но и наведение порядка в компьютере.

Стив Павлина предлагает простую трех шаговую модель организации рабочего пространства.

Шаг 1. Определите области вашей деятельности

«Составьте список задач, которые вы обычно выполняете. На его основе создайте список функциональных зон, необходимых в вашем офисе. Если вы программист, вам будет проще, потому что это похоже на написание компьютерной программы. Например, у меня получился список из шести категорий: текущие документы, компьютерная работа, творческая работа, финансы, материалы для чтения и работа с заказами и отправками”.

Шаг 2. Выделите зоны для каждой области деятельности

Выделите место (в офисе или компьютере) для каждой функциональной зоны. Старайтесь сделать это так, чтобы зоны не пересекались. Запаситесь необходимым количеством коробок и папок для материальных объектов, требующих сортировки.

Шаг 3. Разложите все по выделенным местам

Разложите все виртуальные и материальные предметы по выделенным местам. Если после того, как вы наведете порядок, не рассортированная куча опять начнет накапливаться в компьютере или на рабочем столе, проанализируйте причину этого.

  • Возможно, вы забыли про какую-то функциональную зону. Например, архив.
  • Или, возможно, вы выделили неудобное место под важную оперативную функциональную зону. Например, вы разместили папку для инвойсов так, что вам все время приходится вставать со стула, чтобы дотянуться до нее.

Когда вы создадите оптимальную для вас систему организации рабочего пространства, все входящие документы и предметы (включая канцтовары и снэки) будут мгновенно отправляться на свои места. Вы будете делать это автоматически, не задумываясь.

Три уровня организации рабочего места

Возможно, в деле организации рабочего пространства вам поможет и этот классический прием тайм менеджмента.

Эффективный офис предполагает три уровня организации:

  • Почтовый терминал/текущие документы (оперативные данные)
  • Рабочий стол/органайзер (среднесрочные данные)
  • Шкафы, полки, архив, в том числе электронный (долгосрочные данные)

Очень важно, чтобы эти три уровня не дублировали друг друга, а выполняли свои уникальные функции. Иначе повышается риск потери данных. Ведь если данные могут находиться и там, и там, их труднее найти.

В последнее время у многих людей компьютер становится единственным рабочим местом, заменяющим и органайзер, и рабочий стол, и архив. Поэтому часто происходит смешивание и дублирование функций трех уровней организации рабочего места. Даже если рабочий стол и архив становятся виртуальными, это не значит, что они должны терять свои функции. Например, отсутствие архива на отдельном носителе может привести к потере всех данных. И замусоривание рабочего стола компьютера может привести к потере данных также, как и замусоривание обычного рабочего стола.

Почтовый терминал/текущие документы

Электронная почта и текущие документы – это две точки работы с оперативной информацией. Во многом они дублируют друг друга. Если вы продвинутый юзер, вы можете использовать программы, которые помогают объединить первое со вторым. Если нет, не отчаивайтесь. Однако для оптимизации поиска данных очень полезно иметь одноименные папки как в разделе «Документы», так и в программе электронной почты. Тогда вам надо будет искать нужные данные в двух, а не в двадцати двух местах. Опять же, упрощается перенос данных из электронной почты в «Документы».

Так какие же папки рекомендуется создавать для хранения оперативных данных (автоматически создаваемые почтой папки не включены)? Вот их список:

  • Важно (самые важные данные, документы в процессе срочной работы)
  • Папка для каждого клиента
  • Папка для каждого проекта или области деятельности
  • Босс (данные, письма, документы, связанные с начальством)
  • Финансы (вопросы личных финансов, зарплаты, командировочных, кредитов и т.д.)
  • Информация (справочная и профессиональная информация, интересные статьи)
  • Личное
  • Компьютер (все папки, которые компьютерные программы создают автоматически в «Документах», не нужна для электронной почты).

Можно создать на рабочем столе следующие папки для работы с оперативной информацией:

  • Входящие
  • Исходящие
  • Сделать сегодня
  • Сделать в течение недели

Еще один важный аспект организации текущих данных – это принцип матрешки. Старайтесь по возможности создавать несколько уровней файлинга, так как слишком большое число папок в списке первого уровня затрудняет поиск данных. Например, стоит создать папку «Клиенты», а в ней разместить папки для всех ваших партнеров, опять же, объединенные в региональные папки.

Электронная почта – один из важнейших инструментов работы с текущими данными. Обязательно прочитайте статью «Как приручить электронную почту?» на нашем сайте.

Рабочий стол/органайзер

Рабочий стол и органайзер объединяются в единый уровень организации данных не случайно – ведь их общая задача – планирование, расстановка приоритетов и организация данных согласно приоритетам.

Удобный, детальный органайзер является очень эффективным инструментом организации процесса работы. В интернете очень много бесплатных предложений, даже ваша программа электронной почты, скорее всего, имеет органайзер. Как вариант, вы можете воспользоваться нашим бесплатным органайзером.

Шкафы, полки, архив

Если вам надо хранить оригиналы документов, то вам необходим шкаф или полки для архивации. Если достаточно отсканированных копий, то архив может быть электронным. В любом случае, правила организации архива едины.

Существуют две методики архивации – по времени или по темам. Вы можете выбирать любую или использовать обе. При электронной архивации имеет смысл дублировать данные, сохраняя их в папках каждого месяца/года и в папках клиентов/проектов.

Раз уж мы завели речь об архивации, хочу напомнить вам о важности еженедельной (а то и ежедневной) архивации данных компьютера на независимом носителе. Не ленитесь это делать, введите это в привычку и сделайте последним делом рабочего дня или рабочей недели.

Заключение

Грамотная организация рабочего места экономит время и нервы, а также она помогает расставлять приоритеты в работе, тем самым, в разы повышая эффективность вашего рабочего времени. Хотите меньше работать и больше успевать? Тогда создайте систему организации вашего рабочего места, и пусть она работает на вас вместо вас!

 

Бесплатная подписка по e-mail