Успех – это когда у вас есть мужество, намерение и сила воли стать тем человеком, каким, по вашему убеждению, вы должны быть

Джордж Шихан

+7 (495) 776 35 29

Матрица Эйзенхауэра. Несрочные и неважные дела – долгий ящик и павлиний хвост

Сегодня мы коснемся важного аспекта науки об управлении временем – откладывания дел в долгий ящик. Одним из ключевых навыков тайм менеджмента является расстановка приоритетов, когда мы передвигаем важные и/или срочные дела на первое место в списке дел. Но куда при этом девать не очень важные и не очень срочные дела? Можно ли их откладывать в долгий ящик и как долго их можно там хранить?

Во времена царя Алексея, отца Петра Первого, в селе Коломенское перед царским дворцом стоял длинный ящик, в который любой мог положить свою жалобу. Однако дождаться какой-то реакции на жалобу удавалось далеко не каждому.  И даже «везунчикам», чьи жалобы рассматривались, приходилось ждать решения вопроса месяцы, а то и годы. Отсюда на Руси пошла поговорка про долгий (синоним слова «длинный»)  ящик. Со временем глагол «положить» заменился на «отложить», подчеркивая затяжной характер такого действия.

В современном динамичном мире целесообразность «долгого ящика» поставлена под вопрос. Стоит ли вообще откладывать в него дела? И можно ли научиться этот «долгий ящик» эффективно использовать?

 

 

Основную часть содержимого «долгого ящика» составляют несрочные и неважные дела, четвертый наименее приоритетный  квадрат матрицы Эйзенхауэра, где все дела предлагается делить на:

  • срочные и важные,
  • срочные, но не важные,
  • важные, но не срочные,
  • несрочные и неважные.

Эксперты, описывающие матрицу Эйзенхауэра, подробно обсуждают, что делать с первыми тремя группами дел. Четвертую же группу они обычно игнорируют. Ведь она несрочная и неважная. Однако  она все равно никуда не девается, дела в ней неизбежно накапливаются. Так что с ними делать?

А нужен ли «долгий ящик»?

Роберт Поузен, успешный топ-менеджер, автор книги «На пике возможностей», категорически против какого-либо откладывания дел. Он предлагает радикальный подход:

«По возможности решать низкоприоритетные задачи нужно по мере их появления. Откладывая дела в долгий ящик, вы теряете много времени и переживаете по пустякам. Каждый день вам приходит много сообщений — от коллег, членов семьи, друзей и незнакомцев. Всем им нужно уделить время. Получив сообщение, решите для себя: проигнорировать его или отреагировать. Я считаю, что на 80% писем можно не реагировать: сюда входят спам, ежедневные отчеты филиалов и даже массовые электронные рассылки вашей организации. Иными словами, запрос, не требующий принятия кардинальных решений, можно проигнорировать.

Промедление — час, день или неделя — приведет к тому, что общее время на выполнение задачи удвоится или даже утроится. В лучшем случае вам придется перечитать и еще раз обдумать сообщение. В худшем вы потратите массу времени на поиски письма, а потом все равно придется перечитать его и все обдумать. Кроме того, если вы не ответите в течение недели, отправитель расценит это как неуважение».

Однако существует и иное мнение.

День генеральной уборки… мозгов

Как это ни парадоксально, чем лучше мы умеем расставлять приоритеты, тем больше несрочных и неважных дел будет накапливаться в «долгом ящике». К сожалению, эти «висяки» способны отбирать у нас энергию. Психоаналитики называют их «энергетическими хвостами». И если отрастить «энергетический хвост» размером с павлиний, вы вряд ли сможете эффективно двигаться вперед. Накопившиеся неважные и несрочные дела будут мешать вам жить и работать.

Поэтому «энергетические хвосты» следует периодически отрубать.

Сайт Lifehacker утверждает, что эффективный список дел должен обязательно выделять время на расчистку хвостов. Lifehacker называет это «днем генеральной уборки мозгов». Да, в идеале на расчистку накопившихся мелких дел следует выделить целый день, лучше всего, дождливую холодную субботу.

Ниже приведены рекомендации Lifehacker по организации такого «субботника»:

  1. Для начала следует сесть в полной тишине и очистить мозг от мыслей о срочных и важных делах. Необходимо полностью расслабиться и абстрагироваться от «здесь и сейчас».
  2. Затем начинайте записывать на бумагу или в компьютер все дела и задачи, которые вы откладывали на потом в течение последнего времени. Не пытайтесь анализировать или расставлять приоритеты. Просто пишите все, что вам вспоминается.
  3. Теперь можно заняться анализом записанного.
  • Есть ли в списке дела, про которые можно совсем забыть? Выкиньте их из головы раз и навсегда.
  • Есть ли в списке дела, которые вы можете сделать очень быстро прямо сейчас? Начните с них.
  • Что еще вы можете сделать сегодня? Распланируйте свой день для выполнения этих дел.
  • Есть ли дела, которые можно сделать в течение следующей недели? Выделите для них время.

4. В конце дня генеральной уборки мозгов вознаградите себя за проделанную работу. Сходите с другом в бар или купите себе что-нибудь бесполезное, но приятное.

 

Вы удивитесь, насколько у вас прибавится свободной энергии после обрубания «энергетических хвостов»! Вам не нужен этот павлиний хвост, избавьтесь от него, очистите свой «долгий ящик», и вам будет легче двигаться вперед к успеху!

Бесплатная подписка по e-mail

«Матрица Эйзенхауэра. Несрочные и неважные дела – долгий ящик и павлиний хвост» — ещё нет комментариев

Ваш комментарий

Поля отмеченные * нужно в любом случае заполнить. Пожалуйста, воспринимайте буквально текст «Блог или профиль в соц. сети», не оставляйте ссылки на интернет-магазины, коммерческие сайты и страницы, на которых нельзя познакомиться с вами и вашей деятельностью - такое творчество будет удалено. Это dofollow блог.