Существует поговорка, что у соседей трава зеленее. Может, стоит начать поливать свой газон?

Анон

+7 (495) 776 35 29

Управление временем или любимое слово западных управленцев follow up

Когда в начале девяностых годов автор этой рассылки впервые устроилась на работу в российское представительство западной компании, несмотря на мое хорошее знание английского языка, я с трудом понимала корпоративный жаргон русских менеджеров. И одним из самых загадочных и очень часто употребляемых слов был «фолоуап». В конце каждого собрания наш начальник предлагал договориться об этом непонятном «фолоуапе», его начальник, забегая в наш отдел, неизменно требовал дать ему этот непостижимый «фолоуап» по тому или иному вопросу. Англо-русский словарь дает следующий перевод этого словосочетания: «преследовать, доводить до конца, завершать», но этот перевод не отражает смысла этого популярного на западе управленческого термина, и изучение словаря совсем не продвинуло меня к раскрытию его тайны. Мои расспросы моего прямого начальника тоже не дали больших результатов, потому что он тоже составил свое мнение о смысле этого слова из контекста разговоров со своим руководством. Прошло несколько лет, прежде чем я разобралась со смыслом и, главное, со значимостью этого управленческого инструмента.

На русский язык «follow up» можно перевести только очень длинным словосочетанием: «комплекс действий по сопровождению выполнения задачи». Словарь Фарлекса дает следующее определение этому термину:

1. Действия по сопровождению чего-либо, как при отслеживании до конца или переоценке в случае новых вводных. Пример: «follow up» зачастую также важен для привлечения новых клиентов, как и первый контакт.

2. Письмо или отчет, предоставляющий последующую информацию по обсужденному ранее вопросу.

Давайте разбираться с его значением на конкретном примере. Случалось ли в вашей рабочей практике следующее? На совещании вы и ваши сослуживцы находили грамотный и эффективный путь решения поставленной задачи, расходились уверенные в скором и успешном решении этой задачи, а потом все шло наперекосяк, и, по совершенно непонятной причине, задача не выполнялась в срок. Чаще всего причиной такого сбоя является отсутствие «follow up». Скорее всего, в такой ситуации руководитель группы выполнил все необходимые действия в связи с решением поставленной задачи кроме одного. Он определил пути решения задачи, распределил обязанности между подчиненными, оговорил срок выполнения задания, но не провел весь комплекс действий по контролю выполнения задачи. Этот комплекс действий  «follow up» включает ответы на следующие вопросы:

  • Кто подготовит и разошлет участникам собрания письменное резюме принятых решений и поставленных задач? Такое резюме является ключевой составляющей «follow up». Ответы на последующие вопросы также должны быть включены в данное резюме.
  • Будет ли осуществляться промежуточный контроль, и в какой форме и в какие сроки?
  • Требуется ли обратная связь от подчиненных руководителю, и в какой форме и в какие сроки?
  • Если остались какие-либо недосогласованные вопросы, то как, в какие сроки и в какой форме они будут согласовываться?
  • Если оговаривался сбор дополнительной информации, то кто и как быстро ее соберет и кому ее предоставит.

Без проработки этих вопросов из-за забывчивости и взаимного недопонимания может быть завалено выполнение любого самого простого задания! Более того, довольно часто западные управленцы делегируют эти обязательные для руководителя действия  своему подчиненному, поручая ему подготовить и разослать письменный «follow up».

Образец письменного «follow up»:

 

 

Давайте потренируемся.

 Следующий раз, когда ваш начальник поставит вам какую-либо задачу, возьмите на себя инициативу по «фолоуапу». Подготовьте короткое письменное резюме вашего разговора с начальником, в котором вы изложите суть составленной задачи, сроки ее исполнения, список ваших действий по реализации задачи и список недосоглавованных вопросов или недополученных данных. В ходе выполнения задачи сверяйтесь с этим резюме и посылайте время от времени руководителю это резюме в случае выполнения или коррекции каких-либо его пунктов.

 

Бесплатная подписка по e-mail

«Управление временем или любимое слово западных управленцев follow up» — всего один комментарий

  • У нас на работе, это зовется Minutes )))

Ваш комментарий

Поля отмеченные * нужно в любом случае заполнить. Пожалуйста, воспринимайте буквально текст «Блог или профиль в соц. сети», не оставляйте ссылки на интернет-магазины, коммерческие сайты и страницы, на которых нельзя познакомиться с вами и вашей деятельностью - такое творчество будет удалено. Это dofollow блог.