Терпение, настойчивость и трудолюбие – вот беспроигрышная комбинация для достижения успеха

Наполеон Хилл

+7 (495) 776 35 29

Управленческие инструменты… из детства

За время технической революции у человечества сформировался комплекс уважения к сложным машинам и инструментам. Чем сложнее и непонятнее вещь, тем она должна лучше работать. Эта вера в сложное и непонятное перенеслась и на область бизнеса. Чем навороченнее управленческий инструмент, тем скорее он улучшит работу предприятия и повысит эффективность отдельного сотрудника. На этом мифе тренинговые компании зарабатывают большие деньги. В этой статье я попытаюсь поколебать этот миф и доказать, что прежде всего эффективность работы повышают те вещи, которым нас обучали в детстве и которые многие из нас благополучно забыли.

«Мои предложения по работе никто не слышит и не ценит». Это – самая распространенная тема для обсуждения в курилках и столовых. Давайте зададим себе вопрос: а что наш герой сделал для того, чтобы его услышали и поняли? Скорее всего, он предпринял следующие шаги:

  • послал начальнику или сослуживцу записку на двадцати страницах мелким шрифтом без заглавия, оглавления и уж тем более без краткого резюме в начале текста,
  • чтобы рассказать о своем предложении, он сразу же бросился к лицу, принимающему решение по данному вопросу, оторвал его от работы или вообще схватил за рукав в коридоре, когда тот торопился на важную встречу,
  • выступил на собрании, не записав ничего на бумагу ни до, ни после выступления и никак не поинтересовался судьбой своего предложения в дальнейшем.

У меня для вас плохая новость – в таком случае у нашего героя не было ни единого шанса быть услышанными и понятыми. Вы думаете, ему надо было пройти корпоративный тренинг  «Инструменты коммуникативного взаимодействия»? На мой взгляд, ему просто надо было включить здравый смысл и вспомнить пару инструментов, которым его обучали в начальной школе.

1.       Что написано пером, не вырубишь топором

Много лет назад я проходила один английский тренинг по менеджменту. Там было интересное упражнение. Мне было предоставлено право выбрать среди моих сослуживцев человека, который, на мой взгляд, мог лучше всех меня понять. Затем я должна была устно и довольно быстро дать ему сложное задание. А затем он пересказывал участникам тренинга, что он понял из того, что я сказала. Результат привел меня в шок. А я была уверена, что очень понятно изъяснялась. Испорченный телефон – это не детская игра, а повседневная реальность жизни на работе. С тех пор я всегда дублировала передаваемую мною информацию в устной и письменной форме.

Первым и самым важным «управленческим инструментом из детства» я бы назвала письменное общение по работе. Но скептически настроенный читатель может возразить, что письма никто не читает. И он будет совершенно прав. И в этой связи хочется задать вопрос: а почему никто не читает письма? Да потому что их невозможно читать!

Давайте сделаем маленькое упражнение. Ниже я два раза в двух разных видах привожу мой любимый рецепт домашнего мюсли. Посмотрите на оба текста:

Рецепт домашнего мюслиДля приготовления мюсли вам потребуется для начала начать разогревать духовку. Затем возьмите миску и смешайте в ней четыре чашки овсяных хлопьев, щепотку соли, щепотку молотого мускатного ореха, щепотку корицы, четыре чайных ложки ванильного сахара, по полстакана сахара и фундука. Перемешайте все ингредиенты. Возьми небольшую кастрюлю и растопите в ней треть чашки меда и четыре столовые ложки сливочного масла. Вылейте жидкость в миску и тщательно перемешайте смесь. Затем выложите смесь на противень и поставьте его в разогретую духовку. Запекайте мюсли в течение 20 минут при температуре 180 градусов Цельсия. Остудите мюсли и храните его в закрытой банке.

 

Рецепт домашнего мюсли

Ингредиенты

  • 4 чашки овсяных хлопьев
  • 4 ч.л. ванильного сахара
  • 1/2 чашки сахара
  • 1/2  чашки фундука
  • 1/3 чашки меда
  • 1/8 ч.л. мускатного ореха
  • 1/4 ч.л. соли
  • 1/4 ч.л. корицы
  • 4 ст.л. сливочного масла

Как готовить

  1. Разогрейте духовку до 180 градусов.
  2. Смешайте в миске все сухие ингредиенты.
  3. Растопите в небольшой кастрюле масло с медом.
  4. Вылейте жидкость в миску с сухими ингредиентами и быстро и тщательно перемешайте.
  5. Выложите смесь на противень и запекайте 20 минут.
  1. Остудите мюсли и храните его в закрытой банке.

 

Вопросы:  Скажите, какой из двух вариантов изложения рецепта вы станете использовать, если надумаете приготовить мюсли? Неужели второй? А почему? Потому что так понятнее, нагляднее и быстрее? Так почему же тогда умные и серьезные люди продолжают подавать своему начальству или сослуживцам информацию, изложенную сплошным текстом? Ведь деловое письмо, это тоже рецепт приготовления некоего бизнес-блюда. При этом блюда намного более важного и дорогого, чем какое-то мюсли! Цена этого блюда может зашкаливать за миллионы долларов, верно? Так, может, его рецепт стоит записать по-человечески?

Проиллюстрирую пользу продуманного оформления писем на примере этой статьи. Думаю, вам будет намного легче воспринимать информацию в той форме, в которой я подам ее ниже.

«Детский инструмент» оформления писем Почему он работает
1 Таблица Существует предубеждение, что в таблицу надо организовывать только цифровые данные. Почему? Таблицу всегда проще и быстрее читать.
2 Буллеты и маркированные списки Важность этого инструмента я проиллюстрировала в примере выше.
3 Шапка письма: кому, от кого, дата и тема Вы знаете, сколько у вашего начальника валяется в кабинете загадочных бумажек без заглавия, авторства или даты? Он боится их выкинуть – а вдруг там что-то важное, но и использовать их по назначению не может.  Раз в год он проводит уборку и уничтожает их все скопом. А все, что надо было сделать, это завести себе в компьютере образцы-болванки для каждого вида деловой документации. Кстати, помню как в школе учителя, раздав чистые листы для контрольной работы, диктовали шапку оформления этих листов: «Напишите «контрольная работа по математике», свое имя, фамилию и дату. Сегодня такое-то число».
4 Краткое резюме Возьмите в руки любую книгу. На обратной стороне первой страницы и на последней странице обложки вы обязательно найдете краткое резюме. Почему? Потому что автор и издатель хотят, чтобы вы эту книгу прочитали.  Краткое резюме – это реклама текста, отвечающая на вопрос «Зачем это читать?».
5 Аккуратное оформление Точно помню, что в школе снижали оценку на полбалла за помарки и небрежный почерк. Существуют серьезные научные исследования, доказывающие, что люди реже дочитывают до конца небрежно оформленные тексты. Аккуратное оформление включает: орфографию, ровные поля, единый шрифт, одинаковое количество цифр после запятой в числах (иначе числа очень трудно сравнить), пробелы после каждых трех цифр в крупных числах.

2.       Хороша ложка к обеду

Второй по важности «детский инструмент» — это, по-моему, умение правильно выбрать время для передачи важной информации, убеждения и получения согласия кого-либо. Помните, как мама говорила, что нельзя приставать к папе, когда он только вернулся с работы?

Впрочем, это не такой уж и детский инструмент. Научно он называется «межвременной выбор» (читайте о нем более подробную статью здесь). Огромна роль теории межвременного выбора в финансовых инвестициях. На межвременном выборе основаны все фьючерсные сделки.

Но этот инструмент можно и нужно использовать в его первоначальном «детском» варианте. Принимая решение о том, сделать что-либо или нет, обязательно принимайте параллельное решение, когда это сделать. Два примера:

  • Все знают, что в пятницу после обеда очень трудно заставить себя работать, особенно решать сложные, ответственные вопросы. Однако поток писем и срочных дел возрастает в это время многократно. Как вы думаете, во сколько раз снижается вероятность позитивного результата, если вопрос решается в пятницу вечером? Может, его стоит отложить на понедельник, а еще лучше, на вторник?
  • Также у всех людей существуют разные биоритмы. Вы задумывались, кто ваш начальник – сова или жаворонок? В какой половине дня к нему лучше ходить со сложными вопросами?

3.       Смеется тот, кто смеется последним

Скажите, в вашей рабочей практике случалось следующее. Перед вашим подразделением поставлена сложная и важная задача, устраивается собрание по разработке плана действий. Собрание проходит трудно, долго, много споров. Однако в конце все приходят-таки к единому решению, проговаривают план действий и удовлетворенные расходятся. Но потом, в процессе выполнения задачи, вы с удивлением обнаруживаете, что все действуют вразнобой. Начинаются споры, в которых участники проекта трактуют решения собрания совершенно по-разному. Начинается: «Ты говорил или ты не говорил, ты обещал это сделать сам или ты сказал, что я могу это сделать… и так далее. В результате, выполнение задачи проваливается. Знакомая картина? А причина всему – никто не удосужился записать решения собрания и разослать всем его участникам.

Помните, как в школе нас заставляли делать работу над ошибками? Меня еще после уроков для этого оставляли. В английском языке есть управленческое понятие «follow up», что переводится на русский как «последующее отслеживание ситуации». Работа над ошибками  — это часть большого комплекса мероприятий по анализу, контролю и доработке. Однако первые навыки этой критически важной части любой работы в нас закладывали в раннем детстве. Но, похоже, недозаложили. Отсутствие мероприятий по отслеживанию ситуации часто приводит к серьезным сбоям в работе.  Подробнее о «follow up» читайте здесь.

4.       Одна голова хорошо, а две — лучше

Какие еще пословицы и правила из детства приходят вам в голову? Может, их тоже будет полезно применять в работе? Например, убирать за собой в переговорной комнате, чтобы не раздражать сослуживцев и не плодить лишних врагов? Что еще?

Бесплатная подписка по e-mail

«Управленческие инструменты… из детства» — 2 комментария

  • Очень интересно описали. С таблицами действительно проще. Буду применять это у себя!:)

  • Щас разберусь как следует — и накажу кого попало:
    — это и об анализе стейкхолдеров
    — и о предоставлении обратной связи

Ваш комментарий

Поля отмеченные * нужно в любом случае заполнить. Пожалуйста, воспринимайте буквально текст «Блог или профиль в соц. сети», не оставляйте ссылки на интернет-магазины, коммерческие сайты и страницы, на которых нельзя познакомиться с вами и вашей деятельностью - такое творчество будет удалено. Это dofollow блог.