Когда я слышу, что кто-то говорит: «Жизнь тяжела», мне хочется спросить «По сравнению с чем?».

Сидней Харрис

+7 (495) 776 35 29

Управление временем — 10 самых распространенных ошибок

Один из популярных англоязычных сайтов личностного роста Mind Tools опубликовал список самых типичных ошибок, которые допускают люди в области тайм менеджмента. Давайте обсудим этот список. Может быть, вы найдете в нем ошибки, свойственные вам, на которые вы не обращали внимание?

Прежде всего, зачем нужно уметь управлять своим временем? Вот как на этот вопрос отвечает Mind Tools: «Когда мы эффективно управляем своим временем, повышается наша производительность и снижается уровень стресса. Мы можем тратить освободившееся время на интересные проекты с высокой отдачей в будущем. Короче говоря, мы становимся счастливее!»

Ошибка №1 Отсутствие привычки регулярно вести список дел

Скажите, у вас бывает зудящее ощущение, что вы забыли сделать какую-то важную часть работы? Если да, то, значит, вы совсем не ведете или не регулярно ведете список дел. Или же не умеете им эффективно пользоваться. Подробнее о грамотном ведении списка дел читайте в статье «Список дел, который работает, — неужели такое возможно».

Ошибка №2 Отсутствие личных целей

Вы знаете, чего вы хотите достичь через шесть месяцев? А через год или десять лет? Если нет, вам надо срочно заняться постановкой личных целей, считает Mind Tools.

«Личные цели жизненно важны для грамотного управления временем, потому что цели дают вам видение того, к чему следует стремиться. Когда вы знаете, в каком направлении вы хотите двигаться, вы можете управлять своими приоритетами, временем и ресурсами для достижения желаемого».

Хотите подробнее узнать, как определяться с личными целями? Читайте статью «Ценности как инструмент карьерного роста». Более подробно и глубоко мы прорабатывает личные цели в тренинге «Личная эффективность. Начало».

Ошибка №3. Отсутствие привычки грамотной расстановки приоритетов

Вы пишите аналитическую записку руководству о новом важном проекте и чувствуете, что стоите на пороге озарения, как эффективно решить поставленную задачу, но в этот момент к вам врывается сослуживец и сообщает о возникшем кризисе, требующем немедленного вмешательства. Что выбрать, как расставить приоритеты?

Расставлять приоритеты не просто, но этому можно и нужно учиться. И главный инструмент эффективной приоритезации – это Матрица Эйзенхауэра. Читайте о ней статью на сайте и скачивайте бесплатный ежедневник на ее основе. Более подробно о Матрице Эйзенхауэра — в тренинге «Управление процессом работы».

Ошибка №4. Неумение управлять отвлекающими факторами

Вы знаете, что согласно исследованиям, отвлекающие факторы съедают до двух часов рабочего времени  ежедневно? Представьте себе, сколько всего вы могли успеть, если бы вам вернули это время!

Отвлекающими факторами могут быть письма электронной почты или телефонные звонки, общение в аське и разговоры с сослуживцами. И не обязательно на нерабочие темы, все это может быть частью вашей работы. Проблема не в том, что вы занимаетесь посторонними делами, а в том, что отвлекающие факторы выбивают вас из «потока», то есть из спокойного продуктивного процесса работы, когда мы на сто процентов погружены в то, что делаем.

Если вы хотите контролировать свой рабочий день, научитесь управлять отвлекающими факторами. Например, вы можете вывесить над рабочим столом табличку «Открыто/закрыто» и приучить сослуживцев понимать, когда вас можно, а когда нельзя беспокоить. Также читайте об этом в статье «Как приручить электронную почту» .

Ошибка №5. Прокрастинация

Прокрастинация – это откладывание и затягивание выполнения задачи. Затягивая начало выполнения работы, вы испытываете чувство вины, от чего вам становится еще более противно делать это дело. И этот замкнутый круг, в конце концов, приводит вас к срыву сроков сдачи работы.

Пройдите тест «Являетесь ли вы волынщиком?», чтобы узнать, свойственна ли вам эта ошибка.

Ошибка №6. Привычка браться за слишком многое

Насколько вам трудно сказать «нет» людям? Впрочем, привычка взваливать на себя неподъемный груз может быть связана и с неумением расставлять приоритеты.

«Это может привести к снижению качества работы, стрессу и демотивации, — считает Mind Tools, — Или вы можете заразиться комплексом «микроменеджера», человека, который стремится к полному контролю над ситуацией и все делает сам, потому что не верит, что кто-то может сделать работу качественнее, чем он. И этим страдают не только руководители».

Ошибка №7. Удовольствие от чувства занятости

Помните Кролика из сказки о Винни Пухе? Вот это о нем. Выполнение заданий в последнюю минуту, горы важных бумаг, требующих внимания, непрерывные телефонные звонки… Все это вызывает прилив адреналина и может стать зависимостью, приводящей к потере смысла и результата в потоке бурной активности.

«Проблема в том, что пристрастие к занятости редко сочетается с эффективностью и может приводить к серьезному стрессу», — считает Mind Tools.

Ошибка №8. Одновременное выполнение многих дел

Эта проблема меньше затрагивает женщин, чем мужчин, потому что, согласно исследованиям, женщинам проще делать несколько дел одновременно. Однако даже у женщин одновременное написание письма и разговор по телефону с клиентом может приводить к серьезным ошибкам в выполнении обеих задач.

Если фокусировать внимание на одной задаче и выполнять задачи в порядке расстановки приоритетов, качество работы значительно повысится, а уровень стресса снизится.

Ошибка № 9. Отсутствие перерывов в работе

Оказывается, работа без отдыха так же снижает эффективность работы, как и постоянные перекуры и чаепития. Во всем надо искать золотую середину. Перерывы в работе не должны восприниматься как потеря времени. Они позволяют мозгу переключиться, что может привести к интуитивным прозрениям. «И, конечно же, никогда не следует пропускать обед. Качественная работа невозможна на голодный желудок», — считает Mind Tools.

Ошибка № 10. Неэффективное планирование рабочего дня

Вы жаворонок или сова? Когда у вас наибольший прилив энергии? На это время следует планировать выполнение самой трудной работы. Сколько времени вам надо на переваривание обеда? Может, после обеда стоит разобрать электронную почту? Грамотное распределение задач в процессе дня может резко повысить эффективность вашей работы.

Заключение

«Один из наиболее эффективных способов улучшения навыков управления временем – это признание и исправление ошибок», — считает Mind Tools.

Хотите узнать, как в целом у вас обстоит дело с тайм менеджментом? Тогда пройдите тест здесь.

Бесплатная подписка по e-mail

«Управление временем — 10 самых распространенных ошибок» — 6 комментариев

  • Отличная статья! Полностью согласна со всеми пунктами. И хотя все это я знала, полезно освежить в памяти!

  • Честно говоря, может быть для эффективных результатов работы и стоит так чётко всё распределять, но это будет только действовать на нервы. При такой постановке налицо отсутствие личной свободы, и при этом приоритетной жизненной задачей становится достижение рабочей цели, что несомненно может привести к психологическому конфликту.

  • Пост замечательный, порекомендую многим, в связи с тем, что эти МНОГИЕ за якобы нехваткой времени НИЧЕГО не успевают. А всего то ПРАВИЛЬНО управлять своим временем, не допуская этих 10 ошибок. Спасибо! Приглашаю НЕБЕСТОЛКОВО отдохнуть http://vesotdih.ru/

  • Для эффективного планирования рабочего дня отдела нужно нечто большее, чем обычный тайм-менеджмент… Статья полезная, но для руководителя важно понимать, чем конкретно занимаются его работники, какую часть времени отнимает каждая задача. А возможно, работники просто книжки на своём рабочем компьютере читают?
    Я использую программу «Таймспайдер» для мониторинга рабочего времени своих сотрудников и чётко знаю, кто работает с ленцой, а кто пашет. Во время начисления премий очень помогает.

  • Вот, отличные 10 пунктов:) Примерно это же стараюсь прививать своим работникам. Но пока наиболее эффективным так и остаётся банальный мониторинг рабочего времени и наказания за невыполненную по неуважительной причине работу. Стараюсь эти 10 принципов хотя бы к себе в полной мере применять.

  • Вот эти, так называемые, отвлекающие факторы и являются настоящим бичем современного руководителя, хотя я нашёл решение — таймспайдер(прога специальная*)

Ваш комментарий

Поля отмеченные * нужно в любом случае заполнить. Пожалуйста, воспринимайте буквально текст «Блог или профиль в соц. сети», не оставляйте ссылки на интернет-магазины, коммерческие сайты и страницы, на которых нельзя познакомиться с вами и вашей деятельностью - такое творчество будет удалено. Это dofollow блог.